Déclaration d’impôt en ligne : 4 actions pour accompagner les publics en tant qu’aidant numérique

C’est le printemps ! La période de l’année où les bourgeons fleurissent, où les terrasses se remplissent (quand ce coquin de soleil daigne se montrer) mais pas que. C’est aussi le moment de remplir… sa déclaration d’impôt !
Vous êtes résident belge ? Vous avez alors jusqu’à la fin juin pour remplir votre déclaration papier et jusqu’à la mi-juillet pour la version en ligne via Tax-on-web.

Effectuer sa déclaration en ligne permet de disposer d’un délai supplémentaire pour finaliser la démarche. Pratique ! Mais quels sont les autres avantages de la déclaration en ligne ?

• Vous avez un accès à certaines données déjà pré-remplies.
• Vous disposez de modules d’aide à la saisie pour vous guider dans le remplissage des rubriques.
• Vous pouvez immédiatement faire une simulation du montant de votre impôt.
• Vous avez la possibilité de sauvegarder la déclaration provisoirement, ce qui permet de remplir sa déclaration en ligne en plusieurs fois avant de procéder à l’envoi. 
• Vous voyez dans MyMinfin le statut du traitement de votre déclaration.

On le voit, la déclaration d’impôt en ligne présente de nombreux avantages mais sont-ils à la portée de tous ? Aujourd’hui en Belgique, on estime que 46% de la population ne dispose que de faibles compétences digitales. Il y a donc un véritable besoin d’accompagnement pour adopter les services administratifs en ligne. En ce qui concerne la déclaration d’impôt en ligne, l’enjeu pour les acteurs sociaux c’est d’avoir une vue globale des différentes ressources disponibles, les modalités d’accompagnement possibles et surtout d’éviter le stress en prenant une longueur d’avance ! On décrypte tout ici ! 

Quelles précautions prendre pour aider une personne à faire sa déclaration en ligne en tant qu’aidant numérique? 

Aider c’est bien, mais le faire en se protégeant c’est mieux ! Ci-dessous quelques recommandations pour aider sans se mettre en danger :

1. Délimitez votre rôle ! Précisez que vous pouvez aider sur le numérique mais que vous n’êtes pas expert comptable !
2. Cadrez l’accompagnement. Précisez clairement ce que vous pouvez faire et ne pas faire. C’est un choix à faire de manière individuelle ou en équipe. 
3. Protégez vous. Il n’existe à l’heure actuelle pas de cadre juridique pour encadrer l’accompagnement d’un médiateur numérique, un flou particulièrement gênant surtout sur les questions de l’administration en ligne. En revanche, rien ne vous empêche de faire signer un papier à la personne accompagnée précisant le cadre de votre intervention. Cela n’a pas de valeur juridique mais peut éviter des ennuis. 

4 pistes concrètes pour aider à effectuer la déclaration d’impôt en tant qu’aidant numérique ?

En tant qu’aidant numérique, il est possible de réaliser différentes actions pour accompagner les publics avec différents niveaux d’ambitions. De manière générale il est possible de :

1. Informer et identifier les besoins : une première étape essentielle
2. Orienter : proposer les services d’un tiers expert en la matière
3. Assister : faire avec le bénéficiaire lors d’un rendez-vous
4. Former : une approche sur le long terme pour rendre autonome

Piste 1 : Informer dans votre lieu d’accueil et identifier les besoins

C’est la partie la plus simple et peut être la plus importante !
Pensez tout bêtement à poser des questions dans le cadre des services que vous proposez au quotidien aux personnes qui fréquentent votre structure.
Comment allez-vous remplir votre déclaration cette année ? L’avez-vous déjà fait en ligne ? Comment vous connectez-vous aux services administratifs en ligne ? Avec votre compte itsme ? Avec votre carte eID et un lecteur de carte ? Avez-vous le code PIN de votre carte eID ? Connaissez-vous la date limite pour effectuer sa déclaration ?

Ces questions vous permettront d’identifier les personnes qui ont besoin d’aide et de proposer des solutions d’accompagnement adaptées. Attention, plus on s’y prend à l’avance plus il sera facile de mobiliser les services compétents. 

Le SPF Finances propose également des brochures explicatives accessibles en ligne ainsi qu’un résumé des informations importantes concernant l’exercice 2023.

Piste 2 : Orienter vers les services de support du SPF Finances

Vous ne proposez pas d’accompagnement spécifique sur la déclaration d’impôt en ligne ?
Vous souhaitez orienter des personnes vers des experts qui connaissent les procédures sur le bout des doigts ? Le SPF Finances propose différents services de support pour aider les citoyens à remplir leur déclaration d’impôt en ligne (et version papier). Attention pour avoir recours à ces services il faut anticiper sa demande et préparer le terrain à l’avance. Consultez ci-dessous les modalités d’accompagnement proposées : 

• Support téléphonique via le numéro 02 572 57 57 (en choisissant le code 17001 pour le néerlandais, code 17002 pour le français) pour poser toutes ses questions et remplir sa déclaration en autonomie. 
• Rendez-vous téléphonique pour une aide au remplissage par téléphone. 
• Rendez-vous sur place dans les bureaux du SPF Finances.
• Aide sur place dans sa commune lors de permanences organisées avec des agents du SPF Finances (listes des communes qui proposent des permanences).

D’autres personnes peuvent également aider depuis le cercle familial bien sûr jusqu’à des professionnels reconnus et mandatés. En fonction des besoins vous pouvez également orienter vers :

• Un membre de la famille en mesure d’aider
• Un bénévole d’une asbl comme Similes
• Un administrateur provisoire qui effectuera la déclaration à l’aide de la carte eID de la personne protégée ou via un mandat si l’administrateur provisoire est un professionnel (avocat, notaire, expert comptable, etc..)

Si les besoins d’accompagnement deviennent systématiques, il est conseillé d’avoir recours au statut d’administrateur provisoire et d’introduire une demande auprès d’un juge de paix pour officialiser l’accompagnement et faciliter les démarches. Vous souhaitez introduire une demande? La procédure s’effectue en ligne sur le site du Registre central de protection des personnes.

Piste 3 : Assister pour débloquer les situations urgentes

Au sein de votre structure vous avez peut être fait le choix individuel ou en équipe d’aider vos bénéficiaires à introduire leur déclaration d’impôt en ligne. Nous recommandons d’effectuer ce genre de démarches dans le cadre d’un rendez-vous individuel, plus adapté au traitement des questions financières. Lors de la prise de rendez-vous pensez à demander à la personne de se présenter le jour J avec les éléments suivants : 

• Carte eID et son code PIN OU compte itsme actif
• Fiches de rémunérations (Disponibles dans MyMinfin > Mes documents et dans Tax-on-web)
• Fiches de pension (Disponibles sur MyPension.be ou dans MyMinfin > Mes documents et dans Tax-on-web)
• Attestations de dons, frais de garde d’enfants, emprunt hypothécaire (Disponibles généralement -mais pas encore tous- dans MyMinfin > Mes documents et dans Tax-on-web)

[Encart: Code PIN eID perdu ou oublié ?]
La personne accompagnée ne dispose pas de son code PIN eID ? Il va falloir faire une demande pour recevoir un nouveau code pin auprès de la commune et être sûr d’avoir le nouveau code PIN avant votre rendez-vous. Attention, la démarche peut prendre quelques semaines. Notez également que la perte du code PIN eID n’est pas un argument valable pour obtenir un délai supplémentaire pour effectuer sa déclaration d’impôt en ligne. 

Pensez également à la posture que vous souhaitez adopter pendant l’accompagnement. Est-ce que je vais faire pour, faire avec ou laisser faire la personne et simplement superviser?
Pour choisir la bonne posture, il faut également connaître le profil numérique de la personne que l’on accompagne. Besoin d’aide pour savoir quelle posture adopter ? Consultez notre module Comment assister les publics en difficulté et/ou Comment réaliser un diagnostic numérique.

Même si l’aide sur la déclaration d’impôt en ligne ne fait pas partie de vos services et vous avez plutôt l’habitude d’orienter vers d’autres acteurs pour ces questions, il se peut que vous soyez amenés à débloquer des situations urgentes. Et oui, à l’approche des dates butoires, les demandes d’aide de dernières minutes sont fréquentes. Les conseils ci-dessus vous seront alors très utiles !

Piste 4 : Former pour rendre autonome… l’année suivante

Vous avez une vision sur le long terme et l’ambition d’aider vos bénéficiaires à devenir (de plus en plus) autonomes sur le numérique ? Et pourquoi ne pas intégrer ce volet Finances en ligne dans les formations que vous proposez ? Bien évidemment, cela nécessite une préparation en amont. On peut difficilement proposer un temps de formation dont le but est d’effectuer sa déclaration en autonomie à 2 jours de la date butoire. Dans ce cas, il est plus adapté d’assister la personne (faire pour, faire avec ou laisser faire). En revanche, un parcours de formation proposé à partir des mois de février/mars peut avoir du sens et le SPF Finances propose d’ailleurs différents outils qui peuvent servir de support :

• Tax-on-web Training : Utilisez ce simulateur pour effectuer une déclaration d’impôt à l’aide de profils de contribuables fictifs.
• Tax-calc : Cet outil permet d’obtenir une estimation du montant de l’impôt de manière anonyme sans données pré-remplies ou d’aide au remplissage (données à compléter manuellement) et peut donc servir d’environnement test dans le cadre d’un atelier de formation.
• La chaîne Youtube du SPF Finances : vous y trouverez des vidéos explicatives, tutoriels pour utilisation en atelier ou en autonomie. 

Notez que pour être 100% autonome et remplir sa déclaration seul(e), d’autres compétences interviennent avant le remplissage des données sur Tax-on-web. L’enjeu pour les publics les plus en difficultés consiste déjà à se connecter à MyMinfin et accéder à sa déclaration en ligne sur Tax-on-web.
En fonction des besoins des publics accompagnés, pensez à intégrer ces éléments à votre parcours de formation. Besoin d’aide pour définir votre parcours de formation ? Rendez-vous sur la plateforme 123 Digit, vous y trouverez des modules adaptés aux grands débutants notamment : 

• Comment faire une recherche sur internet ?
  Comment naviguer sur internet ?
• Comment créer son compte « itsme » via votre eID
• Comment se connecter aux services administratifs via les clés numériques CSAM ?
• Comment remplir des formulaires en ligne ?

En savoir plus ? Consultez nos webinaires

• Lien replay

Webinaire : Comment aider à remplir la déclaration d’impôt en ligne

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Webinaire : Nouveautés dans la déclaration d’impôt en ligne en 2023

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• Support d’animation (PDF à télécharger)

Consultez également la boîte à outils du SPF Finances sur l’aide pour la déclaration d’impôt.

Cet article a été rédigé en partenariat avec le SPF Finances.